Errores frequentes

Cuando organizamos un evento, pasa por nuestra cabeza muchas situaciones que podrían ir mal en el desenvolvimiento del mismo, cosas que podríamos olvidar, o errores que se podrían cometer. Lo más importante es tener claro que estas situaciones pueden sucederle a cualquier persona, nunca estamos libres de cometer un error, pero sí podemos aprender como resolverlos y sobre todo evitarlos y manejarlos para que los asistentes no lo noten. Es por esta razón que es  importante tomar en cuenta ciertos consejos que serán de mucha ayuda al momento de organizar un evento.

Si lo que organizamos es un evento en el cual las entradas se venden en línea, siempre es importante incitar a la compra a través de frases que llamen la atención del público, lo que buscamos es vender un numero mayor de entradas, así que un incentivo al momento de leer no cae mal a nadie. Es importante también tener claro que a nadie le gusta sentirse inseguro al momento de brindar sus datos personales, mientras menos datos se soliciten para llenar una base de datos es mejor. No debemos olvidar brindar información clara, información que muchas veces obviamos por el hecho de ser básicas, por ejemplo el código de vestimenta, lugar del parqueadero, entre otros.

Una de las cosas más importantes es verificar que el lugar en el cual se desarrollará el evento tenga salidas de emergencia y  debe tener acceso para todas las personas, en especial para los discapacitados, el objetivo es brindarles la mayor comodidad posible a los asistentes. Pasa lo mismo con el escenario, debe estar ubicado en un lugar en el cual sea cómodo observar  para todos los asistentes. De igual manera es imprescindible verificar el cupo del salón con el numero de asistentes ya que los asistentes podrían molestarse al no tener un sitio establecido para ellos, se sentirán poco importantes y después de todo lo que queremos es que nuestros invitados se sientan bien a todo momento.

No olvidemos de revisar todo antes de que el evento empiece, ser precavidos puede evitar muchos errores; iluminación, sonido, video, etc, nunca estará demás. Si bien siempre resulta beneficioso ahorrar un poco de dinero en la realización del evento no debemos escatimar al momento de la comida, ya que si no es de buena calidad los resultados después del evento pueden ser desastrosos, igualmente la limpieza, tanto de baños como del salón, un lugar limpio siempre serás bien visto por los asistentes.

Para finalizar es importante recordar que no cuesta nada enviar un boletín de prensa llamativo a medios de comunicación, nunca se sabe si podríamos conseguir a cobertura de nuestro evento si no lo intentamos, agregando fotos y mensajes llamativos podríamos lograrlo. Y por último la evaluación del evento, una pequeña encuesta post evento, permitirá corregir errores y darnos cuenta de cosas que faltaron por hacer, es importante que la encuesta sea corta a nadie le gusta responder muchas preguntas, después de todo solo queremos saber que tal lo hicimos. Este es un conjunto de consejos que muchas veces pasamos por alto, pero no dejan de ser importantes y útiles cuando de organizar un evento se trata.