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Organizando una fiesta de fin de año

Generalmente en esta época del año, hacemos un repaso de todo lo vivido en los meses anteriores y el número de eventos se multiplica. La mejor manera de compartir todo lo que nos ha pasado es organizar una fiesta o evento y reunir a las personas que compartieron momentos con nosotros.

Te proponemos que este fin de año sea diferente, pero eso sí, con la misma gente querida. Dependiendo del país donde te encuentres podrás festejar tu fin de año como se debe, dejándote llevar por las costumbres o proponiendo nuevas reuniones.

Tips para festejar de fin de año

Catering: Comida y bebidas para mi evento

Seguramente te has preguntado, a la hora de organizar un evento,  qué comida y bebida servir, cómo calcular la cantidad necesaria, qué presupuesto destinar al catering, etc. Puntos muy importantes que te darán la aprobación de tus invitados… o la espalda, recuerda que “la mejor manera de llegar al corazón de las personas es a través del estómago”.

Ten en cuenta estos puntos y despreocúpate:

• - Generalmente la comida y la bebida van unidas. ¿Cómo es esto? Muy simple, el chef o la empresa de catering que contrates sabrá qué alimentos servir (depende el evento) y con qué bebidas combinarlos. 

• - Ten en cuenta la hora del evento para pensar en el catering y la bebida. Si tu evento es en la mañana puedes hacer un break para servir el desayuno (algo liviano). Si es por la tarde, puedes pensar en una merienda deliciosa pero con pocas calorías y si tu idea es cerrar el evento con  unos canapés y aperitivos más llenadores puedes contratar un chef que cocine en el momento. De esta manera los participantes disfrutarán delicias frescas y no sobrará nada.

• - Recuerda ofrecer bebidas con alcohol y sin alcohol. Trata de contar con una buena cantidad de jugos, gaseosas, agua mineral (infaltable) vinos y bebidas blancas. ¡Debes dejar satisfechos a todos los invitados! Y por favor, ¡no olvides el hielo! 

 

• - La comida y bebida que se sirva en tu evento debe dejar una buena impresión en los invitados, por lo tanto, asegúrate de contar con el  presupuesto adecuado para el catering.

• - Te recomendamos un catering fácil de comer y rápido para servir. Ten en cuenta este punto sobre todo si tus asistentes deberán comer parados.

• - Las últimas tendencias en catering nos cuentan que las comidas más servidas en eventos son: pizzas, canapés, sushi y carne con papas. 

 

• - Ten en cuenta el alquiler de vajilla, copas y vasos. Evita utensilios de plástico para cuidar el planeta. 

Esperamos que estos consejos te sirvan y que los tengas en cuenta en tu próximo evento. No olvides que la suma de una exquisita comida, bebidas frescas te garantizará el éxito en cada evento que organices.

CATERING PARA TU FIESTA

Gustos

Me gusta la cocina y las manualidades, dos de las actividades que trato de combinar en la organización de cada uno de los eventos de los cuales formo parte. Me gusta probar con cosas nuevas en mis eventos y así generar ideas creativas para los eventos venideros.

Biografía

Mi nombre es Nicole, estudio Comunicación Corporativa en la Universidad de las Américas, durante mi carrera he tenido la oportunidad de tomar clases como organización de eventos y he tenido la oportunidad de empaparme de conocimientos, conocimientos que les compartiré en el presente blog.

Certificados para tu taller

Al organizar un curso o taller es necesario entregar certificados que acrediten que las personas realmente asistieron y aprobaron el tema en cuestión. Es por esto que preparamos para ti  2 modelos de certificados con los cuales podrás sorprender y quedar bien con tus asistentes.

Los certificados no han pasado de moda, están más presentes que nunca y son una manera de demostrar fehacientemente que una persona se ha capacitado o ha adquirido un nuevo conocimiento. Son fundamentales para los asistentes.

Elige tu diseño preferido y personalízalo con tu marca, datos del curso o taller y del participante. ¡Son muy sencillos de utilizar y están listos para ser impresos!

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Plantillas_certificados

Puntos clave para la organización de un taller

Este tipo de eventos busca brindar conocimientos a sus asistentes acerca de un tema en especifico y como todo evento el objetivo final es que los asistentes se sientan cómodos y sean capaces de recomendar el evento a otras personas. Para la realización de un taller es necesario tener en cuenta los siguientes pasos:

• Definir el objetivo del taller, es decir que queremos transmitir a través del taller y que es lo que vamos a obtener. Sin un objetivo claro el taller va a ser un evento confuso.
• Definir el tipo y número de asistentes, es decir, que tipo de conocimiento tienen los asistentes y si el número de invitados alcanzan en el espacio que se haya apartado para la realización del taller.
• Definir las actividades a realizar y el programa que se va a desarrollar durante el evento permitirán mantener un orden durante el taller. Además es importante no olvidar los materiales que deberás ser entregados a los asistentes para la realización de cada una de las actividades.
• Dar la bienvenida e informar cuales son los objetivos del taller para que los asistentes conozcan un poco más de lo que se va a realizar y tengan claras cada una de las actividades, de esta manera también se incita a la participación de los asistentes en la realización de preguntas entre otras cosas.
• Entregar los certificados ya sean físicos o digitales es un punto que no debe pasarse por alto ya que los asistentes buscarán tener una constancia de haber sido capacitados en el taller.
• La evaluación es la parte más importante del taller para conocer cuales fueron los aciertos y errores que se cometieron durante el taller, esto servirá para futuros talleres.

Organizando un Baby Shower

La llegada de un bebé es algo muy especial, tanto para los padres como para los amigos y familiares del niño o niña por venir. Y que mejor que festejar la pronta llegada de este nuevo ser al mundo, que con un evento divertido e inolvidable. En este post te enseñaré a hacer del típico baby shower una fiesta soñada.

Si tienes que organizar un baby shower te recomiendo comenzar con tiempo, no es un evento difícil de gestionar pero para que todo salga bien es mejor planearlo de antemano.

Toma en cuenta los siguientes puntos:

• - La cantidad de gente que asistirá.
• - Qué juegos se desarrollarán.
• - Quién se ocupará de la comida y la bebida.
• - Qué sorpresas deberán comprarse.
• - Quién se ocupará de los souvenirs.
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• Si conoces el sexo del bebé puedes organizar algo temático. Recuerda que los baby shower ya no son exclusivos de las mujeres.

• Las tarjetas de invitación pasaron de moda. Ahora se pueden enviar invitaciones por email, compartir el evento en redes sociales y lograr que los invitados confirmen su asistencia con anticipación. 

• La comida del evento puede ser personalizada para la ocasión. Hay miles de opciones deliciosas y divertidas.

• Decora el lugar de forma creativa, más allá de los típicos globos de color, añade elementos novedosos que llamen la atención de los presentes.

Sigue estos consejos y logra que ese baby shower que organizarás sea el mejor de todos.

Juegos divertidos para tu BABY SHOWER

Errores frequentes

Cuando organizamos un evento, pasa por nuestra cabeza muchas situaciones que podrían ir mal en el desenvolvimiento del mismo, cosas que podríamos olvidar, o errores que se podrían cometer. Lo más importante es tener claro que estas situaciones pueden sucederle a cualquier persona, nunca estamos libres de cometer un error, pero sí podemos aprender como resolverlos y sobre todo evitarlos y manejarlos para que los asistentes no lo noten. Es por esta razón que es  importante tomar en cuenta ciertos consejos que serán de mucha ayuda al momento de organizar un evento.

Si lo que organizamos es un evento en el cual las entradas se venden en línea, siempre es importante incitar a la compra a través de frases que llamen la atención del público, lo que buscamos es vender un numero mayor de entradas, así que un incentivo al momento de leer no cae mal a nadie. Es importante también tener claro que a nadie le gusta sentirse inseguro al momento de brindar sus datos personales, mientras menos datos se soliciten para llenar una base de datos es mejor. No debemos olvidar brindar información clara, información que muchas veces obviamos por el hecho de ser básicas, por ejemplo el código de vestimenta, lugar del parqueadero, entre otros.

Una de las cosas más importantes es verificar que el lugar en el cual se desarrollará el evento tenga salidas de emergencia y  debe tener acceso para todas las personas, en especial para los discapacitados, el objetivo es brindarles la mayor comodidad posible a los asistentes. Pasa lo mismo con el escenario, debe estar ubicado en un lugar en el cual sea cómodo observar  para todos los asistentes. De igual manera es imprescindible verificar el cupo del salón con el numero de asistentes ya que los asistentes podrían molestarse al no tener un sitio establecido para ellos, se sentirán poco importantes y después de todo lo que queremos es que nuestros invitados se sientan bien a todo momento.

No olvidemos de revisar todo antes de que el evento empiece, ser precavidos puede evitar muchos errores; iluminación, sonido, video, etc, nunca estará demás. Si bien siempre resulta beneficioso ahorrar un poco de dinero en la realización del evento no debemos escatimar al momento de la comida, ya que si no es de buena calidad los resultados después del evento pueden ser desastrosos, igualmente la limpieza, tanto de baños como del salón, un lugar limpio siempre serás bien visto por los asistentes.

Para finalizar es importante recordar que no cuesta nada enviar un boletín de prensa llamativo a medios de comunicación, nunca se sabe si podríamos conseguir a cobertura de nuestro evento si no lo intentamos, agregando fotos y mensajes llamativos podríamos lograrlo. Y por último la evaluación del evento, una pequeña encuesta post evento, permitirá corregir errores y darnos cuenta de cosas que faltaron por hacer, es importante que la encuesta sea corta a nadie le gusta responder muchas preguntas, después de todo solo queremos saber que tal lo hicimos. Este es un conjunto de consejos que muchas veces pasamos por alto, pero no dejan de ser importantes y útiles cuando de organizar un evento se trata.

Eventos con poco presupuesto

¿Puedo organizar un evento si no tengo mucho dinero? Existen diversos factores que pueden ayudarnos a reducir costos al momento de organizar un evento. Uno de estos elementos es la alimentación que brindaremos a nuestros invitados; el lugar también puede ser una parte en la cual podríamos ahorra dinero además la decoración del lugar que tiene miles de opciones que se encuentran a nuestro alcance y presupuesto y por ultimo las actividades a realizar puedes llegar a ser muy creativas y costar muy poco de lo que estamos pensando. A continuación se expondrán detalles de cada uno de estos elementos y la manera de aplicarlos cuando tenemos presupuesto ajustado para la organización de un evento que deseamos sea exitoso.

La comida es uno de los elementos que más presupuesto requiere en la organización de un evento, la mayoría de eventos cuentan con una gran variedad de alimentos para que los asistentes tengan opciones diferentes de elección. Sin embargo, es posible reducir esta selección sin dejar de lado el equilibrio entre carnes, verduras, frutas y dulces. Elegir pollo en lugar de ternera es un buen ejemplo al momento de seleccionar los alimentos, a pesar de ser menos costosos su calidad no deja de ser bueno. Otra buena opción es brindar un bar de ensaladas y salsas, esto dará la  impresión de tener una gran variedad de alimentos. Además un buffet también permite reducir gastos y a las personas les gusta tener de donde elegir.

En cuanto al lugar, podemos tomar la opción de reservar un lugar que ya este decorado. Existen muchos lugares decorados que a pesar de que son un poco mas costosos, al final del día se terminará pagando menos que tomar un lugar más barato y decorándolo. Finalmente intenta negociar con lugares que tengan sus propios equipos como floristas, equipos de sonido, equipo de diseño, entre otros, para llegar a un acuerdo económico y evitarnos la molestia de buscar proveedores que a la final resultan más costosos. En el campo de la decoración, hay muchas alternativas fáciles  y muy creativas para gastar menos. Hay que tomar en cuenta que la decoración nunca parece ser suficiente y siempre se compra decoraciones extra. Otro buen consejo es utilizar elementos reusables o reciclables que sirvan como decoración, como botellas, papel, vasos desechables, entre otros, esto nos ahorrará dinero y también el tiempo de ir a comprar decoraciones extra que hagan falta.

Las actividades que se realicen en el evento son una parta clave en el éxito del mismo, una idea buena es invitar a los participantes a participar en alguna actividad y no solo mantenerlos como espectadores. Es importante tener claro que los asistentes son la parte más importante del evento y si es posible buscar entretenerlos contratando malabaristas, mimos, acróbatas, entre otros, que interactúen con ellos, ayudará a que exista un ambiente agradable en el evento. Actividades como juegos de preguntas, juego de adivinanzas, dramatizaciones  música en vivo lograrán amenizar a los asistentes y darán el éxito deseado al evento.

En conclusión, existen muchas opciones al momento de realizar un evento cuando contamos con un presupuesto ajustado, lo más importante es tener en cuenta que la creatividad es un factor muy importante, ya que el establecimiento de buenas ideas ayudarán a contar con mayor cantidad de opciones cuando existe poco dinero para su realización.